Ochrona danych osobowych – użytkownicy AIDEN

INFORMACJE O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH dla użytkowników aplikacji AIDEN

Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) przedstawiamy Państwu poniższe informacje.  

O AIDEN

Aiden jest oprogramowaniem, które umożliwia zautomatyzowaną komunikację między mieszkańcami a zarządcami nieruchomości za pomocą WhatsApp, e-maila i telefonu, w wielu językach. Ponadto Aiden wspiera zarządców nieruchomości w automatyzowaniu rozwiązywania problemów, aby szybciej obsługiwać zapytania i zapewnić mieszkańcom wyższą jakość usług.

Dostawcą oprogramowania Aiden na Państwa rzecz jest zarządca nieruchomości tj. Leach&McGuire sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Kazimierza Brodzińskiego 27, 01-557 Warszawa (KRS 0000660114). W sprawach związanych z funkcjonowaniem oprogramowania oraz przetwarzaniem danych osobowych przez Leach&McGuire sp. z o.o. prosimy kontaktować się bezpośrednio z tym podmiotem.

Mając na uwadze, iż Aiden służy do kontaktu w sprawach związanych z zawartą przez Państwa umową najmu, przedstawiamy Państwu poniższe informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych przez podmioty z grupy Van der Vorm, z którymi zawarli Państwo umowę najmu.

Kto jest Administratorem Państwa danych osobowych?  

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

  1. w przypadku, gdy zawarli Państwo umowę najmu lokalu przy ul. Radzimińskiej w Warszawie – VAN DER VORM POLAND Spółka z ograniczona odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Kącik 4, 30-549 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców – Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000637242, NIP: 5223071695, REGON: 365434419,
  2. w przypadku, gdy zawarli Państwo umowę najmu lokalu przy ul. Siennickiej w Warszawie – VAN DER VORM POLAND RESIDENTIAL 3 Spółka z ograniczona odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Kącik 4, 30-549 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców – Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0001064551, REGON: 526711395, NIP: 6793280309.

W sprawach dotyczących danych osobowych mogą się Państwo kontaktować się:

  • pocztą tradycyjną lub osobiście pod adresem: ul. Kącik 4, 30-549 Kraków, lub 
  • za pomocą wiadomości email: rodo@kwkr.pl.

W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzane są Państwa dane osobowe?

Jeśli zostawisz komentarz, jego treść i metadane będą przechowywane przez czas nieokreślony. Dzięki temu jesteśmy w stanie rozpoznawać i zatwierdzać kolejne komentarze automatycznie, bez wysyłania ich do każdorazowej moderacji.

Cel przetwarzania danych

Podstawa prawna przetwarzania danych

wykonanie i rozliczenie zawartej z Państwem umowy najmu lokalu

 

niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

 

udzielanie odpowiedzi na zadane pytania, zgłoszone kwestie, problemy, reklamacje lub inne żądania, przekazywanie informacji, o które Państwo proszą, podejmowanie innych działań w związku z prowadzoną korespondencją i kontaktem w sprawach związanych z najmem

niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

archiwizacja i tworzenie kopii zapasowych danych w związku z nałożonym na administratora obowiązkiem należytej ochrony danych

niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami przed sądami i organami oraz poza nimi

niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Jakie kategorie Państwa danych osobowych przetwarzamy?

W trakcie kontaktowania się z Administratorem w sprawach związanych z najmem, w tym za pomocą Aiden przetwarzamy następujące dane osobowe:

  • Dane identyfikacyjne i adresowe (np. forma grzecznościowa (w tym płeć), tytuł, imię i nazwisko, adres zamieszkania),
  • Zdjęcia (np. zdjęcie profilowe w WhatsApp),
  • Dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu),
  • Dane dotyczącej zawartej umowy najmu (np. numer klienta, numer umowy najmu),
  • Dane dotyczące zużycia mediów (np. zużycie energii i ciepła),
  • Dane komunikacyjne za pomocą różnych kanałów (telefon, e-mail, WhatsApp),
  • Terminy i dostępności,
  • Dane dotyczące zamówienia (np. adres dostawy, adres do faktury),
  • Dane dotyczące płatności i fakturowe (w tym dane konta),
  • Inne dane określone przez Państwa w toku komunikacji.

Komu przekazujemy Państwa dane osobowe?

 Dokładamy należytej staranności w doborze podmiotów, którym przekazywać będziemy Państwa dane i w przypadku takich wybranych podmiotów wymagać będziemy, by chronili Państwa dane za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Państwa dane osobowe mogą zostać ujawnione: 

  • osobom trzecim świadczącym na naszą rzecz usługi, które są potrzebne dla realizacji celów, w związku z którymi przetwarzamy Państwa dane (np. dostawcom usług z zakresu IT, usług komunikacji elektronicznej, telekomunikacyjnych, hostingu danych, zarządzania nieruchomościami, księgowości, doradztwa, w szczególności obsługi prawnej), 
  • odbiorcom, na rzecz których ujawnienie wymagane jest na mocy odpowiednich przepisów lub postanowienia sądu lub innego organu władzy (np. urząd skarbowy), 
  • innym odbiorcom, jeżeli wyrazisz na nich swoją zgodę lub gdy przekazanie im danych jest niezbędne, by chronić Twoje żywotne interesy lub żywotne interesy innych podmiotów. 

Jak długo będziemy przechowywać Państwa dane osobowe? 

Państwa dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny do wykonania i rozliczenia umowy najmu, w tym przez okres dochodzenia roszczeń oraz przechowywania dokumentacji dotyczącej wykonania obowiązków nałożonych przepisami prawa. W zakresie w jakim Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, będziemy je przetwarzać nie dłużej niż do chwili wyrażenia przez Państwa skutecznego sprzeciwu wobec ich przetwarzania.

Czy przekazujemy Państwa dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy?  

Zasadniczo przetwarzamy Państwa dane osobowe tylko w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), i nasze podmioty przetwarzające działają w obrębie EOG. Każdorazowo jednak, gdy Państwa dane osobowe będą przekazywane poza EOG do państw, które nie zapewniają takiego samego lub odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, jaki wynika z przepisów obowiązujących na terenie Polski, zadbamy o to, by odbywało się to w oparciu o ważną podstawę prawną oraz z wykorzystaniem prawem wymaganych zabezpieczeń. 

Zwracamy uwagę, iż w przypadku korzystania przez Państwa z komunikacji za pośrednictwem WhatsApp, dane osobowe uzyskujemy od dostawcy tego serwisu. Nie mamy wpływu na rodzaj i zakres danych przetwarzanych przez WhatsApp jako administratora danych, sposób ich przetwarzania i wykorzystywania, ani na przekazywanie tych danych podmiotom trzecim, szczególnie do krajów spoza EOG, w których nie zapewniono odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych. Informacje na temat przetwarzania danych przez WhatsApp można znaleźć w Polityce prywatności tego serwisu pod adresem: www.whatsapp.com/legal/.

Jakie prawa przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

W zakresie każdego z niżej wskazanych praw mogą Państwo skontaktować się z nami w szczególności za pomocą danych kontaktowych podanych w punkcie 1 powyżej. Przysługuje Państwu: 

  • Prawo do uzyskania informacji, dostępu do danych oraz do otrzymania kopii danych. Macie Państwo prawo w każdym czasie zażądać podania informacji o Państwa danych osobowych, które przechowujemy lub do których mamy dostęp. Na Państwa żądanie zostanie nieodpłatnie przedstawiona kopia Państwa danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za przesłanie kolejnych kopii danych mamy prawo do zażądania opłaty, która pokryje uzasadnione koszty obsługi takiego żądania. 
  • Prawo do sprostowania danych osobowych. Podejmujemy racjonalnie uzasadnione kroki w celu zapewnienia, że Państwa dane osobowe są prawidłowe, kompletne i aktualne. Jeżeli konieczne będą do wprowadzenia zmiany tych danych, prosimy by Państwo nas o tym zawiadomili. 
  • Prawo do przenoszenia danych. Macie Państwo prawo żądać przeniesienia danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a także żądania przesłania danych innemu administratorowi, w sytuacji, gdy podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest wyrażona zgoda. 
  • Prawo do usunięcia danych i do ograniczenia przetwarzania. We wskazanych w przepisach o ochronie danych osobowych przypadkach macie Państwa prawo, by żądać usunięcia Państwa danych osobowych. Prawo to nie jest jednak absolutne – mogą wystąpić sytuacje, gdy będziemy nadal uprawnieni, by Państwa dane osobowe przetwarzać. Macie Państwo również zwrócić się o ograniczenie dalszego przetwarzania Państwa danych. 
  • Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. We wskazanych w przepisach przypadkach macie Państwo prawo by sprzeciwić się dalszemu przetwarzaniu Państwa danych w sytuacji, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest nasz prawnie uzasadniony interes, chyba że będziemy w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności.
  • Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Macie Państwo prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych – co do zasady będzie nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  • Prawo do wycofania zgody.  Za każdym razem, gdy Państwa dane są przetwarzane w oparciu o udzieloną zgodę, macie Państwa prawo w każdym czasie tą zgodę wycofać, przy czym wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przed wycofaniem przez Państwa zgody. 

Czy Państwa dane osobowe będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji? 

Nie będziecie Państwo podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa.

Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe?

Podanie Państwa danych osobowych jest zasadniczo dobrowolne. Jednakże, poprawne przetworzenie zapytań lub pełne korzystanie z Aiden w celu komunikacji w sprawach związanych z najmem może być zapewnione tylko wtedy, gdy podadzą Państwo wymagane dane. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić przetworzenie i obsługę Państwa zapytań oraz prawidłowe wykonanie umowy najmu.